Alles zu viel? Wie du trotz Zeitmangel wirkungsvoll dein Stresslevel reduzieren kannst

Dein nächstes geschäftliches Meeting steht an, die Arbeitsberge stapeln sich auf dem Schreibtisch, eine Flut von E-Mails wartet auf deine Beantwortung. Als wäre das noch nicht genug, klingelt dein Handy. Dein Mann, der dich daran erinnert, dass du auf dem Heimweg noch unbedingt bei der Apotheke vorbei musst. Ach ja, und der Kühlschrank ist leer und er ist nicht dazu gekommen, einzukaufen. Damit ihr heute Abend etwas zu essen habt, müsstest du noch kurz beim Supermarkt halten.

Was denn noch alles? – denkst du seufzend und fragst dich, mit was du bloß anfangen sollst. Da ist es wieder, dieses Gefühl, der Zeit hinterher zu rennen. Wieso um alles in der Welt hast du den Eindruck als ob die Zeit davonrasen würde? Und noch wichtiger: Was kannst du tun, so dass du nicht ständig das Gefühl hast, keine Zeit zu haben?

Die ganze Zeit-Geschichte ist, wie ich finde, ein total zentrales und hochaktuelles Thema, die unheimlich viele von uns richtig belastet. Deshalb ist es mir umso wichtiger, dir mit diesem Artikel bei deinem „Zeitmanagement“ zu helfen und dich von dem Gefühl zu befreien, dauernd noch was erledigen zu müssen oder eben nicht in Ruhe abschalten zu können, weil du noch dieses oder jenes hättest erledigen sollen. Es gibt unzählige Zeitratgeber oder Managementkurse, die dir glaubhaft einreden wollen: wenn du mit deiner Zeit nicht zurechtkommst, bist du halt schlecht organisiert. Du setzt einfach nur die falschen Prioritäten

Das ist in meinen Augen Quatsch. Denn so einfach ist das heutzutage nicht mehr. Wie du vermutlich auch schon gemerkt hast. Gute Organisation allein führt nicht zu dem gewünschten Ankommen („endlich alles geschafft und jetzt in Ruhe noch nen Kaffee trinken“).

Aber das ist kein Grund, zu resignieren!

Denn wenn du nichts tust, wird dein Stress weiter ansteigen. Dann rast du weiter durch dein Leben, ohne zu bemerken, dass es eigentlich von dir gelebt werden will.

Deshalb habe ich mir in diesem Artikel drei Strategien überlegt, die dir dabei helfen sollen, deine Zeit qualitativ anders, d.h. besser zu erleben.

Damit du nicht mehr mit dem Gefühl nach Hause gehst, den ganzen Tag geackert und gerödelt, aber trotzdem irgendwie überhaupt nichts geschafft zu haben.

Aber nicht nur das: vor allem sollst du mithilfe der Strategien tatsächlich mehr von deiner To-Do-Liste schaffen

als das bisher der Fall ist.

Klingt ziemlich gut, oder?

Das altbekannte Problem deiner unaufhaltsamen E-Mail-Flut

Bevor wir loslegen, darf ich dir noch ganz stolz mein Geschenk zu diesem Artikel präsentieren. Ich habe dafür einen Aspekt herausgepickt, der meiner Meinung nach deinen Zeitstress ganz massiv bestimmt und beeinflusst. Und zwar negativ.

Ich spreche vom Umgang mit deinen E-Mails. Beziehungsweise besser gesagt mit der Lawine an E-Mails, die täglich auf dich zurollt.

Vielleicht fällt es dir genauso schwer, geeignete Strategien zu finden, um Herr über dein Postfach zu werden. Und zwar bestmöglich, bevor sich Überforderung und Unzufriedenheit breit machen und du den ganzen Arbeitstag dafür verwendet hast, deinen Mail-Berg zu bändigen.

Denn seien wir mal ehrlich: Möchtest du auf dein (Arbeits-) Leben zurück schauen und die Medaille für den besten Email-Abarbeiter verliehen bekommen? Nein, natürlich nicht!

Emails sind ein notwendiger Bestandteil der Arbeit, aber sie sind selten ihr Kern und zentraler Inhalt. Umso wichtiger, Strategien im Umgang mit deinen E-Mails anzuwenden, um wieder selbstbestimmter zu werden und zugleich Zeit zu sparen.

Deshalb habe ich für dich eine Checkliste zusammengestellt voller Tipps für die Organisation deines Posteingangs und deinen Umgang mit E-Mails, die im Handumdrehen dafür sorgt, dass du endlich wieder mehr Luft in deinem Posteingang bekommst. Und danach auch in deinem Terminplan und deinem Kopf.

Die Zeit rast – und wir rasen mit

Lass mich dir zuerst erklären, warum die klassischen Zeitmanagementtrainings allein nicht mehr wirklich greifen. Beziehungsweise lass es mich dir an einem Beispiel verdeutlichen. Bleiben wir doch mal bei der Mail-Geschichte und schauen uns unsere heutige Kommunikation im Vergleich zu der früher an.

Ja, es gab irgendwann mal noch eine Zeit, in der man Briefe schrieb. Das war gar nicht so verkehrt. Wieso? Weil du dir für einen Brief wirklich Zeit nehmen musst. Selbst für eine relativ kurze Briefbotschaft hast du bestimmt gute 10 Minuten gebraucht.

Und heute? Wie lange brauchst du, um eine Nachricht über Whatsapp zu versenden oder eine E-Mail zu schreiben?

Das kommt sicherlich auf die Länge an – aber ich behaupte mal im Durchschnitt nicht länger als eine halbe Minute.

Rechnen wir das mal hoch: Du verfasst in etwa 20 Mal mehr elektronische Nachrichten als früher Briefe geschrieben wurden.

Klingt als würdest du dir eine Menge Zeit sparen, oder?

Die Sache hat nur einen Haken. Das machen andere natürlich genauso. Und in gar nicht so langer Zeit wächst die Nachrichtenmenge zu einem gigantischen Berg. Das Problem dabei: der ganze Kram will ja auch gelesen, bearbeitet und beantwortet werden.

Du hast also pro Nachricht viel weniger Reflexions- und Reaktionszeit. Hauptsache schnell, schnell, damit du mit dem nächsten To-Do weitermachen kannst.

Alles auf einmal geht nicht. Aber nacheinander eigentlich auch nicht, denn dafür ist keine Zeit. Da ist es wieder. Das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben und dauergestresst und gehetzt zu sein.

Keine Zeit, keine Zeit – willkommen in unserer heutigen Beschleunigungsgesellschaft

Ein riesengroßes Problem an der ganzen Sache: das alles ist mittlerweile normal geworden. Die Beschleunigung des Lebenstempos ist bei allen selbstverständlich.

Jeder versucht mehr Dinge in kürzerer Zeit zu schaffen und zu erledigen. Du isst Fast Food anstelle in Ruhe zu kochen. Du machst Multitasking auf der Arbeit – in der illusorischen Hoffnung, die Aufgaben damit schneller erledigt zu bekommen. Ein Power Nap zwischendurch statt ausreichend Schlaf in der Nacht. Oder noch besser: du lässt die Pausen gleich ganz weg.

Ja, durch die technische Beschleunigung haben wir immer mehr Möglichkeiten. Das Auto ist schneller als das Fahrrad, der Laptop schneller als der uralte PC, jede Firma produziert mehr Produkte oder Dienstleistungen als vor 10 Jahren.

Die Folgen sind aber nicht nur die sichtbaren Ergebnisse.

Es macht auch etwas mit unserer Wahrnehmung, mit unseren Ansprüchen. Es verändert unseren „sozialen Erwartungshorizont“. Was meine ich damit?

Ganz einfach: du setzt sowohl bei dir als auch bei anderen eine höhere Reaktionsfrequenz voraus.

Du bemühst dich, mitzuhalten

Schließlich möchtest du die anderen ja nicht enttäuschen.

Und genau deshalb bin ich der Meinung, dass dein individuelles Zeitmanagement nur noch die halbe Miete ist. Denn du bist in deinem Zeiterleben eingebettet in gesellschaftliche Rahmenbedingungen.

Und man kann es leider nicht anders sagen: Gemeinsam haben wir mittlerweile Strukturen geschaffen, die unser Lebenstempo immer weiter vorantreiben.

Uns hat, wie ich finde, eine kollektive innere Ruhelosigkeit gepackt.

Genau dieses Gefühl, das dich dazu treibt, noch diese eine Mail zu senden oder jenen Anruf zu machen. Das Gefühl, mit den ganzen Informationsströmen oder Kontakten mitgehen und mithalten zu müssen. Die Befürchtung, irgendwas Wichtiges zu verpassen, wenn du offline bist oder die Emails mal nicht liest.

Und so dreht sich das Hamsterrad weiter und weiter…bis irgendwann genug ist.

Ja ich weiß, es ist unheimlich schwierig, sich davon loszureißen.

Aber du solltest es versuchen. Denn wenn du richtig auf deinen Körper hören würdest, würde er dir sagen, dass es so wie es im Moment läuft, nicht weitergehen sollte.

Mal eben schnell zwischendurch auftanken? Fehlanzeige!

Du hast ja noch die Feierabende. Oder das Wochenende. Feiertage. Die Zeit zwischen den Jahren, in der du mal so richtig ausspannen und deine Akkus wieder aufladen kannst. Ein Wochenende im Wellnesshotel muss reichen. Danach kann es wieder im Schweinsgalopp durch deinen vollgepackten Alltag gehen.

Ich kenne diese Verführung nur zu gut. Ich selbst habe regelmäßig eine zu vollgepackte To-Do-Liste, die in der mir zur Verfügung stehenden Zeit eigentlich nicht mal dann abzuarbeiten ist, wenn ich eine Maschine wäre mit Endlosakku. Wenn ich mir früher mal einen halben freien Tag gegönnt habe in der Woche, dann habe ich mich schon schlecht gefühlt. Und dieser halbe Tag alle paar Monate sollte es dann richten. Energieboost, um dann wieder Vollgas zu geben. Heute kann ich darüber nur den Kopf schütteln…

Jetzt mal ehrlich: Hast du das Gefühl, nach der Arbeit die Erholung und Entspannung zu finden, die du brauchst?

Meiner Erfahrung nach fällt ganz vielen Menschen das Abschalten nach Feierabend unheimlich schwer. Wahrscheinlich gehörst du auch zu den Kandidaten, die damit Probleme haben. Denn es ist eben leider nicht damit getan, dir und deinem Kopf zu sagen, die Arbeit ruhen zu lassen.

Das Gefühl, dass die Zeit viel zu knapp ist, macht auch vor deinem Feierabend nicht Halt.

In deiner „freien Zeit“ drängt, was du schon lange tun wolltest

Und worauf du dich auch eigentlich freust.

Endlich mal wieder etwas mit der Familie unternehmen. Dich mit der besten Freundin in der Bar zum Quatschen treffen. Deinen Hobbys nachgehen. Zeit mit dir ganz allein verbringen. Sport treiben. Oh, und zum Spanischlernen wolltest du dich schon vor Ewigkeiten anmelden.

Irgendwie hast du das Gefühl, dass die ganze Dinge und Termine, die du unterbringen musst, den To Do’s auf deiner Arbeit gar nicht mehr so unähnlich sind. Die eigentlich schönen Dinge werden mehr und mehr ebenso zu einem „das muss ich auch noch – Berg“ wie alles im Job..

Aber sein lassen willst du es eigentlich auch nicht. Schließlich hast du dich auf die ganzen Sachen gefreut und sie sind dir auch wichtig.

Was bleibt, ist das deutlich spürbare, dumpfe Gefühl, dass bestimmte Dinge in deinem Leben und Alltag überhaupt nicht mehr die Zeit bekommen, die sie eigentlich verdienen. Und genau das lässt dich mit einem ganz blöden Gefühl zurück. Nicht, weil du die Aufgaben nicht erledigt hast. Sondern vielmehr, weil du deine Zeit nicht an den falschen Stellen sparen möchtest.

„Hätte ich doch nur mehr Zeit…“

…dann würdest du alles ganz locker hinkriegen?

Denkst du das auch?

Tut mir sehr leid, dich an dieser Stelle enttäuschen zu müssen. Es stimmt nämlich nicht! Diesen Mythos höre ich soo oft, dass ich dich unbedingt darüber aufklären möchte.

Denn wenn du wirklich denkst, deine Zeitprobleme wären gelöst, wenn dein Tag einfach 36 Stunden hätte anstelle 24, liegst du falsch. Ich erkläre dir auch wieso.

Was du schaffst, das wird nicht nur von der dir zur Verfügung stehenden Zeit bestimmt. Sondern noch vielmehr von deiner Menge an Energie, deinen Ressourcen.

Der Fachbegriff dafür ist cognitive depletion. Jede Entscheidung, die du im Laufe des Tages triffst, kostet dich Energie. Egal, wie bedeutend oder unbedeutend sie sein mögen.

• „Soll ich wirklich aufstehen oder noch mal snooze drücken?“,
• „Müsli oder Brot zum Frühstück?“,
• „Email ploppt auf: Ist die wichtig oder erst mal zu Ende bringen, woran ich gerade arbeite? “
• „Oh, Lieferverzögerung – wir müssen entscheiden, wer dem Kunden die schlechte Nachricht überbringt.“
• „Kriegt das Kind jetzt Hausarrest oder nicht?“

Nach einer Weile ist dein Hirn fertig. Entscheidungsmüde. Wenn du deine kognitiven Kapazitäten aufgebraucht hast, geht erst mal nichts mehr. Du merkst, wie du ausgelaugt und erschöpft bist.

Die Folge? Du triffst schlechte und unproduktive Entscheidungen, wirst müde, machst mehr Fehler. Vertrödelst hier oder da sogar Zeit. Und das macht dich wiederum wütend und schlecht gelaunt.

Was bedeutet das für dich?

Erledige die wichtigsten Dinge zuerst. Ganz nach dem Sprichwort „Morgenstund hat Gold im Mund“ ist es unheimlich sinnvoll, wenn du die denkintensivste Aufgabe gleich zu Beginn des Tages erledigst. Denn dann sind dein Kopf und dein Gehirn noch frisch, munter und voller Energie. Ganz wichtig dabei: lass dich nicht ablenken durch irgendwelche anderen Dinge und Aktivitäten. Zum Beispiel E-Mails. Ja, auch wenn du nur „nebenbei“ durch das Postfach scrollst und hier und da rumklickst, kostet dich das Kraft und Energie. Die dir dann bei den wirklich wichtigen Aufgaben fehlt.

Verlinken Freebie

Mein Tipp an dieser Stelle: Lasse zum Beispiel die Emails zu Beginn des Tages zu! Und öffne sie erst, wenn du die erste wichtigste Aufgabe für dich zufriedenstellend erledigt hast. (Vielleicht kannst du auch den Rechner ganz auslassen, wenn es andere Aufgaben sind, die dich die meiste (kognitive) Energie kosten.)

Auch während des Tages ist entscheidend, dass du deinen Energiehaushalt im Blick hast. Und dafür sorgst, dass dein Ressourcenspeicher immer gut gefüllt ist.

Dazu gehört sowohl die richtige Entspannungs- und Abschalthygiene als auch ein gutes Pausenmanagement! Denn dein Gehirn braucht auch mal denkfreie Zeiten! In denen es sich regenerieren kann.

Du wirst sehen: Wenn du dir genügend kleine Auszeiten gönnst, können dir die zahlreichen Ablenkungen von außen deutlich weniger anhaben…

Apropos Ablenkungen…

Da wären wir nämlich bei einem zweiten weit verbreiteten Irrglauben. Dass du nicht fokussiert und konzentriert an einer Sache arbeiten kannst. Hier poppt diese Nachricht auf, da diese Anzeige, der Kollege steckt die Nase durch die Tür und will etwas von dir.

Ich möchte nicht drum rum reden: JA, du kannst heutzutage definitiv von tausenden Dingen abgelenkt werden. Es lauern überall potenzielle Ablenkungen, die dich ganz schnell von deiner eigentlichen Arbeit weglocken. Aber es ist absolut nicht wahr, dass du dauerhaft, quasi wie von alleine, abgelenkt wirst und nichts dagegen tun kannst.

Wieso?

Weil du dich von deinen Gefühlen leiten lässt und sich dadurch Gewohnheiten aufbauen. Und diese bestimmen dann wiederum wie produktiv du arbeitest, wie viel du geschafft bekommst, wie gut auftanken und abschalten kannst.

Beziehungsweise im Kleinen wie du an eine Aufgabe herangehst.

Ob du hochkonzentrierst und fokussiert bei der Sache bleibst. Oder aber dich leicht ablenken lässt und bei jedem Aufblinken deines Handys drauf schaust.

Oder in dein E-Mail-Postfach.

Heißt also: deine schlechten Gewohnheiten öffnen Ablenkungen die Tür zu deinem Gehirn und verhindern dein produktives Arbeit.

Und das ist tatsächlich eine tolle Nachricht!

Denn Gewohnheiten sind etwas, die du mit ein klein bisschen Anstrengung und Einsatz sowie dem richtigen Kow-How jederzeit verändern kannst!

Wie du schon bemerkt hast: du musst ein klein bisschen was tun, wenn du an deinem Zeit(mangel)gefühl und deiner Zeitplanung arbeiten willst.

Stell dir dich als vollbepackten Esel vor. Wir hoffen immer, es kommt irgendwann jemand und nimmt uns Päckchen ab. Aber das wird nicht passieren. Es wird leider niemand kommen und dir die Pakete runternehmen.

Aber das ist auch nicht weiter schlimm – denn ich habe ja wie versprochen drei Strategien für dich vorbereitet.

Diese unterstützen dich dabei, neue Gewohnheiten aufzubauen, mit denen du deine ganzen To Do’s künftig besser unter einen Hut bekommst. Und zwar ohne dass du dich gestresst und abgehetzt fühlst.

3 Strategien, mit denen du deine Zeit so nutzt, dass du dich besser  und zufriedener fühlst und gleichzeitig mehr erledigt bekommst

Strategie Nummer 1: Verbinde für dich angenehme und sinnbringende Tätigkeiten mit gefühlten Zeiträubern

Vielleicht geht es dir wie Laura (eine Klientin im Coaching) und du hast auch das Gefühl, den lieben langen Tag unheimlich viel zu müssen. Und wenig zu machen, was du wirklich willst und du dir bewusst aussuchst. Am wenigsten hast du Zeit für dich. Das war jedenfalls Laura´s Gefühl.

Ich habe ihr damals den Auftrag gegeben, alles aufzuschreiben, was sie den ganzen Tag tut. Das heißt sämtliche Aktivitäten, Termine, Treffen und so weiter. Sie sollte dann ankreuzen, bei welchen Dingen sie dieses „Ich-muss-Gefühl“ hat und auf einer Skala angeben, wie stark es war.

Was ist dabei herausgekommen?

Selbst beim Sport im Fitnessstudio hatte sie dieses Verpflichtungsgefühl, da sie es vorrangig tat, weil sie extreme Rückenschmerzen hat.

Gemeinsam haben wir daran gearbeitet, ob sie einzelne Aktivitäten anders deuten könnte und wenn ja, was das an ihrem Zeitmangel- und Stressgefühl verändern würde. In diesem Fall war es beispielsweise das Fitnessstudio, bei dem sie im Coaching einen dieser Klick-Momente hatte. Wo sie plötzlich sagte: „Ach stimme. Das tue ich ja für mich.“.

Wieso erzähle ich dir das alles?

Weil ich möchte, dass auch du einen Blick auf deinen Alltag wirfst und hinterfragst, an welchen Stellen dir so ein Umdeuten eine qualitativ andere Wahrnehmung deiner Zeit bescheren kann.

Beispielsweise kannst die Zeit, die du als „vergeudet“ und „verschwendet“ ansiehst, ganz häufig für etwas Positives nutzen. Um deine Akkus aufzutanken. Dir einen Moment Ruhe zu gönnen. Oder aber auch produktiv Dinge zu erledigen.

Ich möchte also, dass du Synergien schaffst. Deine Aufgaben, Aufträge und Termine möglichst clever aufeinander abstimmst oder sie mit etwas Schönem und Angenehmen verbindest. Sie in einem anderen inneren Modus mit mehr innerer Achtsamkeit angehst.

Du könntest zum Beispiel…

• den Gang zum Meeting bewusst nutzen, um dir, deinem Körper und deinem Geist drei tiefe Atemzüge zu gönnen.
• deinen Lieblingssong hören, wenn du zu Fuß zu einem Termin unterwegs bist und dich darin erinnern, wie schön das Leben ist.
• die Zeit in Warteschlange an der Kasse im Supermarkt bewusst für einen Positiven Tagesrückblick nutzen (verlinken).
• einen Podcast zu deiner persönlichen Weiterentwicklung anhören, wenn du im Stau .

Deine Aufgabe

Schreibe ganz konkret 5 Situationen auf, in denen du ungeduldig wirst und das Gefühl hast, deine Zeit zu verschwenden.

Überlege dir dann für jeden dieser Zeiträuber eine Tätigkeit, Verhaltens- oder Denkweise, die du in Zukunft immer dann anwendest, wenn du in dieser Situation bist. Mache diese ritualisierte Aktivität zu einer neuen Gewohnheit und ersetze diejenigen, die dich von einem entspannten, gelassenen und positiven Zeiterleben abhalten.

Strategie Nummer 2: Plane realistisch und setze klare zeitliche Cut-Offs, damit du weißt, wann du es gut sein lässt!

Du hast dir für heute eigentlich DAS, DAS, DAS und noch DAS vorgenommen. Bis du nach der Hälfte des Tages realisierst, dass du gerade einmal die erste Aufgabe abgearbeitet hast.

Das wird nie und nimmer was mit deiner Ursprungsplanung.

Irgendwie hast du entweder deine Arbeitsgeschwindigkeit oder die Stunden, die ein Tag hat, überschätzt.

Kennst du das? Passiert es dir nicht nur einmal? Überschätzt du häufig, was du an einem (Arbeits-)Tag geschafft bekommst?

Dann gehörst du wahrscheinlich zu den Optimisten, bei denen der grundsätzlich optimistische Blick auf die Welt deine Zeitplanung lenkt („Ach, das ist doch schnell gemacht“).

Grundsätzlich ist es super, wenn du ein Optimist bist und mit einer positiven Einstellung die Herausforderungen des Lebens angehst.

Es ist eine wertvolle Eigenschaft, die dich einem erfüllten Leben einen großen Schritt näher bringt. Du solltest sie also auf keinen Fall ablegen!

In puncto Zeitplanung ist es allerdings nicht wirklich günstig, wenn du konsequent unterschätzt, wie lange du für das Bearbeiten von Aufgaben WIRKLICH brauchst.

Denn was hast du davon, wenn du nie fertig wirst? Schlechte Laune und ein ungutes Gefühl. Im schlimmsten Fall interpretierst du das regelmäßig als Misserfolg denkst, du hast versagt oder bekommst nichts auf die Reihe. Und das ist absolut nicht wahr!

Wenn du regelmäßig für dich alleine das Arbeitspensum vorsiehst, was normalerweise Zwei leisten, ist es nur logisch, dass du das nicht schaffen kannst. Das hat rein gar nichts mit deinem Können, deinen Fähigkeiten und schon gar nichts mit deinem Wert zu tun!

Um dir solche Fehlinterpretationen mit fatalen Folgen für dein Selbstwertgefühl zu ersparen, solltest du deine Zeitplanung auf jeden Fall so verbessern, dass sie realistischer (statt überoptimistisch) wird!

Dabei kann sich dein Optimismus auf die Dauer von Aufgaben beziehen. (Das heißt dass du regelmäßig überschätzt, wie lange du für etwas brauchst.) Oder aber auf die Menge an ungestörter Arbeitszeit, die dir zur Verfügung steht. Denn durch unvorhersehbare Unterbrechungen oder auch Ablenkungen wirst du nie 3 von 3 Stunden ausschließlich und konsequent an einer Aufgabe arbeiten können. Das ist auch überhaupt nicht schlimm – wenn du es auf dem Schirm hast und dir dafür Pufferzeiten reservierst und miteinplanst. Dann stören dich diese Unterbrechungen nicht bei deiner Arbeit, sondern du akzeptierst sie als Teil deiner Arbeit.

Was du konkret tun kannst

Bekomme ein Gefühl dafür, wie viel Zeit du für bestimmte Dinge und Aufgaben brauchst. Mit Apps kannst du das beispielsweise super einfach ohne viel zusätzlichen Aufwand tracken.

Schau doch mal in diesen Artikel rein und du wirst fündig werden. Da habe ich nützliche Apps für dich zusammengestellt. Einige davon kannst du ganz gezielt einsetzen, um heraus zu finden, wie lange du für etwas brauchst.

Beispielsweise die beiden Apps, die auf dem Pomodoro-Prinzip aufbauen. Du kannst bestimmte Zeitintervalle einstellen und bekommst ein Signal, wenn die Zeit abgelaufen ist. Du kriegst es also zwangsläufig mit, wenn du am Ende 5 mal 20 anstelle der ursprünglich angedachten 20 Minuten für eine Aufgabe benötigst. Wenn du ein Gefühl dafür hast, kannst du das bei deiner künftigen Zeitplanung berücksichtigen.
àVerlinken App-Artikel

Außerdem würde ich dir empfehlen deine Zeit- und Aufgabenplanung nicht nur an To Do’s festzumachen. Gerade wenn du dazu neigst, „nur noch die 2 Aufgaben schnell zu erledigen“.

Wissen, wann genug ist

Vielleicht gehörst du aber auch zu den Menschen, die es dann eben trotzdem nicht gut sein lassen. Die nicht aufhören, an einer Aufgabe zu arbeiten, bis sie fertig ist. Auch wenn dich das noch 2-3 Überstunden kostet, du dafür ein Treffen mit der Freundin sausen lassen musst oder es dich Freizeit oder Schlaf kostet.

Lass mich raten: du bist eher perfektionistisch veranlagt. Du arbeitest grundsätzlich mehr als andere und das macht dir prinzipiell auch nichts aus.

Auch dann solltest du an deinem Zeitmanagement arbeiten! Denn hier ist Vorsicht geboten. Selbst wenn du persönlich denkst, dass du dir damit nicht schadest, kann das ganz schnell gehen. Wenn du deine Energiereserven und Ressourcen plötzlich aufgebraucht hast und nicht rechtzeitig für Erholung sorgst.

Wie kannst du dir klare, rechtzeitige und wirksame Grenzen setzen?

Da habe ich ein super Tipp für dich: Zeitmarken.

Als Cut Offs, die dafür sorgen, dass du auch wirklich die Arbeit Arbeit sein lässt. Und zwar ganz unabhängig davon, wie weit du mit einer bestimmten Aufgabe bist. Auch wenn es sich um eine „super wichtige“ handelt.

Stelle dir beispielsweise einen Wecker. Auf eine bestimmte Uhrzeit. Und wenn der klingelt ist Schluss. Und zwar wirklich. Unabhängig davon, wo du gerade stehst.

Wenn dir das anfangs schwer fällt, kannst du dich in irgendeiner Form belohnen, wenn du es wirklich durchziehst. Mit deiner Lieblingssüßigkeit. Einem leckeren Abendessen. Oder einfach nur deiner inneren Stimme, dir sagt „Ich bin stolz auf dich!“

Deine Aufgaben:

Je nachdem, ob dich eher bei den Optimisten oder den Perfektionisten einordnen würdest, setzt du den Fokus auf die eine oder die andere Strategie.

Probiere die beschrieben Methoden für die nächsten zwei Wochen aus und du wirst sehen, wie schnell du dir die jeweilige Technik als optimale Zeitmanagement-Strategie zur Gewohnheit gemacht hast. Und dich dafür von dem gelöst hast, was dich von effektivem Arbeiten und innerer Zufriedenheit abhält.

Strategie Nummer 3: Eliminiere unnötige Dinge – streiche die Hälfte deiner To Do-Liste!

Ja, du hast richtig gelesen. Diese Idee stammt nicht von mir, sondern von einer Kollegin, Claudia Kauscheder, die vor allem selbstständig Tätigen im Home Office mit Rat und Tat zur Seite steht.

Mit diesem Tipp hat sie sowas von Recht.

Ich kann mir denken wie deine erste Reaktion aussieht: „Wie bitte, was soll denn das?“, „Das geht doch nicht!“, „Wie soll ich denn dann noch meine Arbeit schaffen?“.

Aber nicht umsonst gibt es diese Regel im Zeitmanagement: der größte Zeitmanagement-Fehler ist es, Dinge zu tun, die überhaupt nicht getan werden müssten.

Ich kann dir allein zwei unschlagbare Argumente für diese Strategie nennen.  Wenn du die Hälfte deiner To Do-Liste streichst…

1.) konzentrierst du dich auf die wirklich wichtigen Dinge.
2.) steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du produktiver und effektiver arbeitest.

Wie ich darauf komme? Ich habe ein wenig recherchiert, und bin auf eine super coole Aktion eines Unternehmens in San Diego gestoßen. Dort reduzierte ein junger Unternehmer die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter von den üblichen 8 auf 5 Stunden pro Tag, weil er bezweifelte, dass längere Arbeitszeiten mit höherer Produktivität gleichzusetzen sind.

Was ist dabei herausgekommen? Bereits im ersten Jahr mit verkürzten Arbeitszeiten wurde der Umsatz um 40% gesteigert – und die Mitarbeiter waren motivierter und konzentrierter als je zuvor. Du glaubst mir nicht? Hier kannst du alle Einzelheiten und mehr Informationen nachzulesen.

Nun aber zurück zum Kürzen deiner To Do-Liste. Dass auch dieses Experiment bei ganz Vielen geglückt ist, kannst du hier auf der Webseite von Claudia Kauscheder nachhören. Dort findest du auch ein Video, mit dem sie erst kürzlich auf Facebook live war. Höre also rein und überzeug dich selbst :-).

Deine Aufgabe:

Ich denke, du weißt, was jetzt kommt. Nimm dir deine To Do-Liste und kürze sie radikal um 50%. Wenn du es nicht übers Herz bringst, beginne mit einem Drittel deiner Aufgaben.

Falls es dir unmöglich erscheint, überhaupt einen Punkt zu streichen, stelle dir folgende drei Fragen:
1.) Was ist das Schlimmste, das passieren könnte, wenn ich dieses To Do jetzt streiche bzw. nicht erledige?
2.) Werde ich es überleben?
3.) Werden die schlimmen Konsequenzen, die ich mir ausmale, überhaupt eintreten?

Wenn du dir die Fragen ehrlich beantwortest, sollte dir das Wegstreichen nicht mehr schwer fallen ;-).

Und das sollst du natürlich optimalerweise nicht nur mit einer einzigen To Do-Liste machen. Am besten gewöhnst du es dir an, sie mit Bleistift und Lineal durchzugehen und radikal 50% der Dinge zu streichen.

Nimm dein Zeiterleben selbst in die Hand

Das war’s für heute. Ich hoffe inständig, ich konnte dir wertvolle Inputs und Inspirationen liefern, die dir den Umgang mit deiner Zeit erleichtern.

Auch wenn du das Gefühl hast, die Zeit rennt im wahrsten Sinne des Wortes an dir vorbei – du musst nicht mithalten. Auch wenn es oft dein Anschein macht: es ist kein Wettkampf, den es zu gewinnen gilt. Das kannst du gar nicht. Denn der Tag wird auch für dich nicht mehr als 24 Stunden haben. Das muss er aber auch gar nicht.

Wenn du die Zeit, die dir bleibt, bewusst auskostest. Und das geht am besten, wenn du hin und wieder ein bisschen Gas raus nimmst. Denn wie Christa Wolf so wunderbar und treffend formulierte:

Obwohl zum Innehalten die Zeit nicht ist, wird einmal keine Zeit mehr sein, wenn man jetzt nicht innehält.

Wie immer freue ich mich wie ein Flitzebogen, von dir zu hören. Erzähl mir doch, welche der Aufgaben du umgesetzt hast und wie es dir dabei ergangen ist.

Und wenn du auch von der Email-Flut erschlagen wirst, dann lade dir hier die Checkliste herunter.

Ich hoffe sehr, wir haben dadurch einen wesentlichen Stressfaktor bei dir eliminieren können. Wenn ich dich dabei noch irgendwie unterstützen kann, lass es mich bitte wissen.

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